Mieux gérer son temps : cinq habitudes qui tiennent dans la durée

18 h 30. Vous avez répondu à une quarantaine de mails, assisté à trois réunions, dépanné deux collègues. Le dossier que vous vouliez avancer ce matin n’a pas bougé. Demain, vous arriverez plus tôt pour « enfin vous y mettre ». C’est le réflexe le plus courant, et le moins efficace.

Avant de parler méthode, voyons ce que la recherche dit vraiment de la gestion du temps, parce que beaucoup de conseils qui circulent reposent sur des chiffres déformés. Ensuite, cinq habitudes concrètes, et un exercice pour la semaine.

Ce que disent les études, et ce qu’elles ne disent pas

La gestion du temps aide, surtout votre bien-être

Une méta-analyse de 158 études et près de 54 000 participants (Aeon, Faber et Panaccio, PLOS ONE, 2021) montre que les bonnes pratiques de gestion du temps sont modérément liées à la performance au travail, et plus nettement au bien-être, en particulier à la satisfaction de vie. Elles sont aussi associées à moins de détresse. Mieux s’organiser ne fait pas de miracle sur les résultats, mais rend les journées nettement plus vivables.

Rester plus tard rapporte de moins en moins

Un économiste de Stanford a étudié la production d’ouvriers de l’armement britannique pendant la Première Guerre mondiale (Pencavel, The Economic Journal, 2015). En dessous d’un certain seuil, la production suit les heures travaillées. Au-delà, elle augmente de moins en moins à chaque heure ajoutée. Côté santé, l’OMS et l’Organisation internationale du travail associent les semaines de 55 heures ou plus à un risque d’AVC plus élevé de 35 % par rapport à 35 à 40 heures. Et pour la plupart des salariés, 10 heures de travail effectif par jour est déjà la durée maximale fixée par la loi, hors dérogations.

Le multitâche coûte, mais pas « 40 % »

Dans des expériences de laboratoire, alterner entre deux tâches fait perdre du temps à chaque bascule, et ce coût augmente avec la complexité des tâches (Rubinstein, Meyer et Evans, 2001). Le chiffre de « 40 % de temps productif perdu » qui circule partout n’est pas un résultat mesuré : c’est une estimation attribuée à l’un des auteurs sur une page de vulgarisation de l’American Psychological Association.

Les « 23 minutes » après une interruption

Ce chiffre est souvent attribué à la chercheuse Gloria Mark. Dans son étude publiée en 2008, les personnes interrompues terminaient en fait leur tâche un peu plus vite, mais avec davantage de stress, de frustration et de sentiment d’effort. Le coût des interruptions est bien réel, mais il se paie surtout en fatigue.

Pareto et Parkinson : deux repères utiles, sans valeur de loi

Le « 80/20 » de Pareto décrit des répartitions souvent inégales. Il ne fixe aucune proportion pour votre journée. La « loi de Parkinson » (« le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible ») vient d’un essai satirique publié dans The Economist en 1955. Les deux aident à réfléchir, à condition de ne jamais les présenter comme des résultats scientifiques.

Habitude 1 : savoir où part votre temps

On surestime le temps passé sur les dossiers de fond et on sous-estime les petites tâches. Pendant trois jours, notez toutes les trente minutes ce que vous avez fait, en une ligne. Classez ensuite chaque ligne dans une de ces quatre catégories :

• travail de fond (ce pour quoi vous êtes payé) ;
• coordination (réunions, échanges, messages) ;
• imprévus et dépannages ;
• tâches qui auraient pu être évitées, déléguées ou regroupées.

La plupart des gens découvrent une ou deux fuites précises : une réunion hebdomadaire sans ordre du jour, une messagerie consultée toutes les cinq minutes, un collègue qui passe « juste une seconde » dix fois par jour. On ne corrige bien que ce qu’on a mesuré.

Habitude 2 : décider de ce qui compte avant d’ouvrir vos mails

Chaque lundi, fixez trois résultats pour la semaine. Un résultat se vérifie (« devis envoyé au client », « tableau de bord du trimestre validé »), une activité ne se vérifie pas (« travailler sur le devis »). Chaque matin, avant d’ouvrir votre messagerie, choisissez la tâche qui fera le plus avancer l’un de ces résultats. Si vous ne faites qu’elle aujourd’hui, la journée est utile.

Habitude 3 : donner une place dans l’agenda à ce qui compte

Une tâche importante sans créneau finit par être mangée par les urgences des autres. Réservez dans votre agenda des blocs de 60 à 90 minutes pour vos tâches de fond, comme vous le feriez pour un rendez-vous client. Placez-les à votre meilleur moment : observez sur une semaine quand vous êtes le plus concentré, plutôt que d’appliquer une règle universelle. Une baisse de vigilance en début d’après-midi est bien documentée (Monk, 2005), et elle survient même sans déjeuner. C’est un bon moment pour les tâches courantes, les appels simples ou le classement.

Laissez aussi des plages libres. Un agenda rempli à 100 % explose au premier imprévu. Commencez par une heure non réservée par jour et ajustez au bout de deux semaines, selon ce que vous avez réellement vécu.

Habitude 4 : protéger votre attention

Une notification suffit à dégrader la performance sur une tâche qui demande de l’attention, même si vous n’y répondez pas (Stothart et al., 2015). Et quand on passe d’une tâche à une autre sans l’avoir terminée, une partie de l’attention reste accrochée à la précédente : la chercheuse Sophie Leroy (2009) parle de « résidu d’attention ».

• Coupez les notifications pendant vos blocs, téléphone retourné ou dans une autre pièce.
• Regroupez les mails sur deux ou trois créneaux fixes dans la journée.
• Avant de changer de tâche, notez où vous en êtes et ce que vous ferez en reprenant. Cette ligne libère l’esprit et accélère la reprise.
• Annoncez votre disponibilité plutôt que de la subir : « Je suis sur un dossier jusqu’à 11 h. Je reviens vers vous à 11 h 15, ça vous va ? »

Habitude 5 : fermer la journée, puis décrocher

Gardez dix minutes en fin de journée pour trois gestes : rayer ce qui est fait, reporter le reste avec une date, choisir la première tâche de demain. Vous partez avec une liste fermée au lieu d’une boucle ouverte dans la tête.

Puis coupez. Le Code du travail prévoit que les modalités du droit à la déconnexion fassent partie de la négociation annuelle sur la qualité de vie au travail, ou, à défaut d’accord, d’une charte de l’employeur (article L2242-17). Renseignez-vous sur ce qui existe dans votre entreprise.

Les erreurs les plus fréquentes

• Changer d’outil tous les mois. Une application de plus ne règle rien si vous ne décidez pas de vos priorités. Un agenda et une liste suffisent.
• Une liste de quarante lignes. Elle décourage plus qu’elle n’aide. Gardez une liste « du jour » de trois à cinq tâches, et le reste ailleurs.
• Planifier sans marge. Le premier imprévu fait tomber toute la journée, et avec elle votre motivation.
• Compenser par des soirées. Rester tard une fois dépanne. En faire une habitude coûte en qualité de travail et en santé, comme le montrent les études citées plus haut.

Votre exercice pour cette semaine

1. Lundi, mardi, mercredi : notez votre emploi du temps réel toutes les trente minutes.
2. Jeudi : classez vos lignes dans les quatre catégories et repérez votre principale fuite de temps.
3. Vendredi : fixez vos trois résultats de la semaine suivante et bloquez dans l’agenda un créneau de 90 minutes pour chacun.
4. Chaque soir : prenez les dix minutes de fermeture de journée.

Ces habitudes s’installent plus vite quand on les teste sur son propre agenda, avec quelqu’un qui pose les bonnes questions. C’est l’objet de la formation Mieux gérer et optimiser son temps de travail de FormezVoo : une journée, en présentiel ou à distance, pour repérer vos voleurs de temps, prioriser avec la matrice d’Eisenhower, gérer les interruptions et les imprévus, avec des cas pratiques adaptés à votre environnement de travail.

Formations liées à cet article

• Mieux gérer et optimiser son temps de travail (7 h, présentiel ou distanciel)
• Gestion du stress : comprendre, réguler ses émotions et renforcer sa résilience (7 h)