Appliquer une formation au travail : la méthode

Lundi matin, après deux jours de formation sur la gestion des priorités. Vous ouvrez votre messagerie : 140 mails. À 10 h, votre responsable passe avec une urgence. À midi, vous travaillez exactement comme la semaine précédente, et le support de formation est resté dans votre sac.

Ce scénario est banal, et il ne dit rien de votre sérieux. Il montre seulement que la formation vous a donné du savoir, et que la compétence se construit ailleurs : au travail, dans les semaines qui suivent, sous la pression des vraies journées. Voici comment organiser ce passage, que vous soyez la personne formée ou le manager qui l’a inscrite.

Savoir, savoir-faire, compétence : trois choses différentes

Prenons la matrice d’Eisenhower, qui classe les tâches selon leur urgence et leur importance.

Le savoir : vous pouvez l’expliquer à un collègue.
Le savoir-faire : vous savez la remplir correctement pendant l’exercice, avec une liste de tâches fictives.
La compétence : un mardi chargé, quand une demande imprévue tombe, vous l’utilisez pour décider quoi repousser, et vous l’annoncez à la bonne personne.

Une formation bien construite vous fait passer du premier au deuxième niveau. Le troisième dépend de ce qui se passe après, et c’est là que la plupart des efforts s’arrêtent.

« 80 % des formations ne servent à rien » : d’où vient ce chiffre ?

Vous avez peut-être lu qu’une petite part seulement de ce qu’on apprend en formation serait réellement utilisée au travail, avec des pourcentages qui varient selon les articles. Des chercheurs de l’université d’État du Michigan ont remonté la piste de l’estimation la plus citée, celle des « 10 % » : elle provient d’une affirmation reprise d’article en article, sans mesure du comportement des personnes formées derrière (Ford, Yelon et Billington, 2011). Les autres pourcentages qui circulent ne s’appuient pas davantage sur des données.

Ce que la recherche montre est plus utile qu’un chiffre choc. Une méta-analyse de 89 études sur le transfert des acquis de formation (Blume et al., 2010) relie l’application au travail à quelques facteurs identifiables :

la motivation de la personne formée ;
un environnement de travail favorable, en particulier le soutien du responsable, plus fortement lié au transfert que le soutien des collègues dans les études disponibles ;
la nature de la compétence : ces facteurs pèsent davantage pour les compétences « ouvertes » (manager, négocier, communiquer) que pour les compétences « fermées » (utiliser un logiciel).

Une synthèse de Grossman et Salas (2011) ajoute trois éléments côté conception de la formation : montrer le bon comportement, laisser les participants se tromper et corriger en salle, et travailler sur des situations proches du réel. Côté travail, elle cite le climat de transfert, le soutien, l’occasion d’appliquer et le retour fait après la formation.

Autrement dit, une partie du résultat se décide avant la formation et après, chez vous et chez votre responsable.

Avant la formation : partir avec une situation précise

Décrire une situation, avec un lieu et une personne

« Mieux communiquer » est un thème. Il ne vous dira jamais si la formation a servi. Une situation se décrit avec un lieu, un moment et une personne :

« En réunion d’équipe du lundi, recadrer un collègue qui coupe la parole sans créer de tension. »
« Refuser une demande urgente d’un autre service sans passer pour quelqu’un qui ne veut pas aider. »
« Construire mon tableau des commandes en cours sans recopier les données à la main. »

En parler quinze minutes avec votre responsable

Puisque son soutien compte, sollicitez-le avant de partir. Une phrase suffit :

« Je pars deux jours en formation sur la gestion des priorités. Je voudrais l’appliquer à la façon dont on traite les demandes des autres services. Est-ce qu’on peut prendre quinze minutes à mon retour pour choisir ce que je teste en premier ? »

Si vous êtes le manager, posez vous-même la question avant l’inscription : « Qu’aimeriez-vous pouvoir faire différemment dans un mois ? »

Lire le programme avec cette situation en tête

Vérifiez les objectifs, les prérequis, la part d’exercices et de mises en situation, et la façon dont les acquis sont évalués. Une formation qui ne prévoit aucun moment pour pratiquer vous laissera seul face au plus difficile.

Pendant la formation : pratiquer plutôt qu’écouter

La méta-analyse de Freeman et ses collègues (2014), qui compare 225 études, montre qu’en premier cycle universitaire scientifique les résultats aux examens progressent en moyenne de 0,47 écart-type avec des méthodes actives, et que les étudiants d’un cours magistral classique échouent 1,5 fois plus souvent. Le contexte n’est pas celui de la formation professionnelle, mais la conclusion rejoint celle des travaux sur le transfert : on apprend en faisant.

Vous pouvez en profiter, même dans une session très structurée :

Apportez vos cas réels : un mail difficile, un planning, un tableau Excel, une réunion qui dérape. Demandez à les utiliser dans les exercices.
Portez-vous volontaire pour les mises en situation. Rater une phrase devant le groupe coûte moins cher que la rater devant un client.
Notez vos formulations, mot pour mot. « Je vais mieux écouter » ne vous aidera pas lundi. « Si je comprends bien, ce qui vous gêne, c’est le délai ? » vous aidera.

Les trois semaines qui suivent : là où tout se décide

Programmer la première occasion

Une bonne intention (« je vais appliquer ça ») tient mal face à une semaine chargée. Une méta-analyse de 94 tests (Gollwitzer et Sheeran, 2006) montre un effet moyen à fort des « intentions de mise en œuvre » : des plans qui précisent quand, où et comment vous allez agir, sous la forme « si telle situation se présente, alors je fais ceci ».

Exemple : « Si lundi en réunion la discussion part sur un autre sujet pour la troisième fois, alors je dis : on note ce point pour la fin, je propose qu’on termine d’abord le planning. »

Écrivez deux ou trois plans de ce type le dernier jour de la formation, avec une date dans les 48 heures.

Vous tester au lieu de relire

Relire ses notes donne une impression de maîtrise. Dans l’expérience de Roediger et Karpicke (2006), les étudiants qui s’étaient testés retenaient nettement mieux le texte deux jours et une semaine plus tard que ceux qui l’avaient relu, alors même que ces derniers se sentaient plus confiants.

Concrètement : fermez le support, écrivez de mémoire les cinq points à retenir, puis comparez. Dix minutes suffisent. Pour une formation en ligne, voici aussi comment se faire interroger par ChatGPT.

Espacer les reprises

La synthèse de Cepeda et ses collègues (2006) sur 317 expériences montre que l’intervalle idéal entre deux révisions augmente avec la durée pendant laquelle vous voulez retenir. Pour une compétence que vous voulez garder, un rythme simple fonctionne : une reprise à J+2, une à J+7, une à J+21.

Faire un point court avec votre responsable

Trois questions, quinze minutes, une semaine après le retour :

Qu’avez-vous essayé ?
Qu’est-ce qui a bloqué ?
Que testez-vous la semaine prochaine ?

Ce que le manager peut faire concrètement

Donner une occasion réelle d’appliquer dans les quinze jours : un dossier, une réunion à animer, un client à rappeler.
Accepter les premiers essais maladroits. Une remarque sèche sur une nouvelle méthode encore mal maîtrisée suffit à faire revenir l’ancienne.
Faire le point à une semaine et à un mois, avec les trois questions ci-dessus.
Inscrire ce qui marche dans le fonctionnement de l’équipe : un modèle de mail, une règle de réunion, une procédure mise à jour.

Les erreurs fréquentes, et comment les corriger

Vouloir tout appliquer. Choisissez une seule technique. Quand elle est devenue automatique, passez à la suivante.
Juger la formation sur le moment. Dans la méta-analyse de Blume, les réactions « à chaud » des participants sont faiblement liées à l’application au travail. Jugez à un mois, sur ce que vous faites.
Attendre le bon moment. Il ne viendra pas. Fixez la date de la première occasion avant de quitter la salle.
Garder la nouveauté pour vous. Expliquez à vos collègues ce que vous testez : ils comprendront pourquoi vous faites différemment, et certains vous diront ce qu’ils observent.

Exercice à faire cette semaine

Reprenez votre dernière formation, même ancienne, et remplissez cette fiche en quatre lignes :

La situation de travail où je veux faire autrement.
Ce que je fais aujourd’hui dans cette situation.
Ce que je vais tester, avec la phrase ou le geste exact.
La date de la première occasion, et la personne à qui je demande un retour.

Chez FormezVoo, les programmes détaillent leurs objectifs, leurs exercices et leurs modalités d’évaluation, et les formateurs travaillent à partir des situations que les participants apportent. Consultez le programme de la formation qui vous intéresse avec votre fiche en main : vous verrez vite si elle répond à votre situation.

Après une formation : faire de ce que vous avez appris une compétence